「忘れないように注意」ではなく、翌朝までに見つける仕組みにする
打刻漏れを完全になくすことより、給与計算の直前まで残さないことが重要です。本人への当日通知、翌朝の確認、週1回の未処理確認、締め前の最終確認を組み合わせます。
最小構成
- 従業員通知を受けたら、その日か翌朝に時刻を申請
- 現場責任者翌朝、前日の打刻漏れと休憩漏れを確認
- 勤怠担当者週1回と締め前に、未修正・未承認を確認
打刻画面ではなく、発見後の流れが決まっていない
出勤予定がなければ、システムは「来るはずなのに打刻がない」と判断しにくくなります。
本人が通知を見落とすと、そのまま残ります。誰が翌日に確認するかも決めます。
時間がたつほど、実際の始業・終業時刻を思い出しにくくなります。
厚生労働省のガイドラインでは、使用者が労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録することが示されています。打刻がない場合は、本人への確認や入退場記録など、確認できる根拠を使います。
予定登録から締め処理まで、確認時刻を固定する
- 1勤務予定を先に登録する
出勤・退勤予定があると、未打刻を予定との差として見つけやすくなります。
- 2予定時刻の直後に本人へ知らせる
出勤または退勤の打刻がなければ、当日中に気づける通知を設定します。
- 3翌朝、前日分だけを確認する
現場責任者が打刻漏れ、打刻回数の不一致、休憩漏れを確認し、本人へ聞きます。
- 4週1回、未修正と未承認を確認する
申請済みでも、管理者が承認していなければ確定していません。両方を分けて確認します。
- 5未処理が0件になってから締める
締め後に修正できなくなる製品もあります。エラー、申請、承認待ちを確認してから締めます。
10人規模なら、3つの役割を兼任しても責任だけは分ける
人数が少なく、店長が現場責任者と勤怠担当者を兼ねても構いません。ただし、本人が申請する範囲、管理者が直せる範囲、承認する人を先に決めます。
- 本人が時刻を追加・修正できるか
- 申請時に理由を残せるか
- 管理者が修正した履歴を確認できるか
- 承認待ちを一覧で見つけられるか
通知の有無より、通知に必要な設定と対象範囲を見る
KING OF TIMEの公式ヘルプでは、打刻忘れ通知は勤務予定時刻または打刻期限を基に判定し、予定が未設定だと通知されないと説明されています。ジョブカンでは、打刻エラーを一覧表示できますが、管理者の担当グループ設定によって一覧に含まれない従業員が生じる場合があります。
予定なしの日、複数店舗を移動する日、夜勤、管理者の担当外グループでも、漏れを見つけられるか試します。
確認した公式情報
本記事は厚生労働省と各サービスの公式情報を基に、10人規模で運用しやすい確認手順として整理したものです。個別企業の就業規則や給与計算への適合を保証するものではありません。現時点のリンクは広告ではありません。