勤怠管理システムの
導入手順

全員登録より先に、月末処理を一度終わらせる

勤怠管理は打刻できれば完成ではありません。修正・承認・締め・給与用データの受け渡しまで通って、初めて毎月の運用になります。代表者数名のテストデータで最後まで確認してから、全従業員へ広げます。

画面設定ではなく、運用の順序で進める

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   今の勤務ルールを書き出す

   締め日、所定時間、休憩、残業、深夜、休日、丸め、申請・承認の流れを確認します。画面設定から始めると、後でやり直しが増えます。

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   必要な出力を先に決める

   給与ソフトへ渡す社員番号、列名、時間形式、締め期間を確認します。必要な出力を決めてから従業員情報を登録します。

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   事業所・所属・権限を設定する

   誰が一般従業員で、誰が修正・承認・給与情報を扱えるかを分けます。全員へ管理権限を与えないようにします。

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   少人数だけ登録する

   最初から全員を入れず、管理者と通常勤務・遅番・夜勤など代表的な勤務者で試します。社員番号は給与側とそろえます。

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   通常の勤務と、打刻漏れ・夜勤などを試す

   通常の出退勤だけでなく、打刻漏れ、遅刻、残業、日をまたぐ夜勤、休憩修正を登録し、管理者が直せるか確認します。

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   締め処理と給与CSVを照合する

   1か月分を本番と同じ手順で締め、CSVを出力します。元の勤怠表や給与ソフトの取込条件と数字・列・単位を照合します。

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   周知してから本番へ切り替える

   開始日、打刻方法、間違えたときの連絡先、修正申請の期限を従業員へ伝えます。旧運用との並行期間と停止日も決めます。

正常な1日だけでは足りません

従業員には「間違えた後」を伝える

打刻方法だけでなく、打刻を忘れた場合、間違えた場合、承認されない場合にどうするかを説明します。KING OF TIMEの公式ヘルプでも、導入背景、利用イメージ、効果を伝え、スケジュールを定めて周知することが案内されています。

• 本番開始日と旧運用の停止日
• 出勤・休憩・退勤の打刻方法
• 打刻漏れ・誤打刻の申請方法と期限
• 困ったときの連絡先
• 管理者の締め日と給与担当への受渡日